Por: Nassib Yahya OrozcoLa comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de comunicación destinadas a informar de sus servicios, actividades, necesidades de una organización.Es altamente necesaria en la vida moderna empresarial para cualquier institución, sin importar el tamaño o poderío. ¿Porqué?Sencillamente por la idea que tenemos de cada marca, esta se traduce a una concepción de imágenes almacenadas en la memoria, en otras palabras, si me ven, me conocen, si me conocen, saben quien soy, lo cual es potencialmente un aumento de vender o dar a conocer lo que hago.
¿Qué hacer si la quiero desarropar en mi organización? Si ya la tengo, ¿Cómo la mejoro?.
Les dejamos 3 pasos a seguir para una eficiente comunicación externa.
Crear un departamento de comunicación o desarrollar un plan de comunicación externa.
Si lo que se busca es mejorar la comunicación y ya se cuenta con un departamento, debemos tener claro que hay que tener un plan para poder desarrollar una comunicación externa efectiva en la institución.
Tener perfil en las redes sociales.
El plan de comunicación externa es la guía de los mensajes que se quieren dar, escogiendo los correctos medios para la difusión de este, llegando a las personas que me interesa llegar.
Si la empresa no cuenta con un departamento de comunicación, puede ser atrayente el contar con el, pero en caso de que las posibilidades no se den, se puede estudiar una buena estrategia de comunicación o contratar una agencia a la que se permita desarrollarla.
Comunicar las crisis a tiempo.
El paso esencial, el cual muchas empresas deciden saltarse, es contar con un manual para la resolución de crisis. Este, es la guía básica para el correcto actuar de la organización en los problemas a que pudiesen presentarse en algún momento.
Muchas instituciones tienen la idea de que al no comunicar las crisis esta deja de existir, el evadir los problemas, desemboca en la aparición de rumores, los cuales después son complicados de controlar.
Al contar con un manual de crisis, se puede evaluar la forma en que la empresa comunicará al exterior, este documento contiene diferentes clasificaciones de los riesgos que corre la empresa, lo cual hace más fácil el ejecutar las acciones pertinentes.
En primer instancia el manual pide la creación de un gabinete de crisis, los cuales evalúan las acciones a seguir basados en la información en el escrito.
Posteriormente se designan un vocero interno, el cual, tiene como trabajo comunicar la situación a los empleados y socios tranquilizándolos; y después, se procede a comunicarse con los proveedores, clientes y medios de comunicación indicados. Informando las acciones a tomar en la dificultad que la empresa ha adquirido. Toda esta información exterior, la realiza el vocero exterior que designe el gabinete.
El manual de crisis, puede ser la salvación en cualquier problema de imagen empresarial, es privado, pues solo tienen acceso el cuerpo directivo de la empresa y el gabinete designado.
Si no tiene uno su empresa, es momento de pensar en realizarlo.
El mundo tecnológico nos ha alcanzado, recordando ese viejo adagio, "Al país al que fueres has lo que vieres", podemos entender que la mayoría de la difusión hoy en día se desarrolla en internet y la importancia de desarrollar una estrategia en el mundo del social media.
Crear y manejar un perfil activo en las redes sociales, permite que las empresas se comuniquen, se den a conocer, mejoren su imagen, puedan estar en contacto con su clientes, además de tener la oportunidad de conseguir nuevos consumidores (incluso pueden encontrar proveedores o comenzar un proceso para reclutar de personal).
Por: Nassib Yahya Orozco
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